Дебиторская задолженность простыми словами: как вести и сокращать

Рост выручки в отсрочку может ухудшить денежный поток. Поэтому дебиторку контролируют до сделки: задают условия оплаты и лимит, а после отгрузки регулярно сверяют сроки, подтверждают документы и работают с просрочкой по понятной лестнице.

Определите состав дебиторки

Соберите неоплаченные счета, акты и авансы. Зафиксируйте исходную ситуацию, ожидаемый результат и одно действие, которое можно проверить.

• Разделите покупателей, сотрудников и прочих должников.
• Исключите уже закрытые взаимозачёты.
• Не путайте дебиторскую и кредиторскую задолженность.

Проверьте правило на обычном и пограничном случае. Если два сотрудника получают разные выводы, уточните определение до запуска.

Рабочий порядок. Начните с пункта «соберите неоплаченные счета, акты и авансы», затем проверьте условие «разделите покупателей, сотрудников и прочих должников» и сохраните подтверждение. После этого переходите к действию «исключите уже закрытые взаимозачёты». Так логику сможет восстановить другой сотрудник.

Мини-тест. Возьмите один реальный и один пограничный пример. Отдельно проверьте ограничение «не путайте дебиторскую и кредиторскую задолженность». Запишите входные данные, решение, владельца и срок результата.

Результат этапа. После раздела «определите состав дебиторки» должна остаться короткая запись: факт, выбранный вариант, ответственный и дата следующей проверки. Без неё изменение результата нельзя объяснить.

Связанный вопрос раскрыт в материале про ДДС. Используйте его для следующего этапа, не смешивая разные задачи.

Создайте реестр

Храните контрагента, документ, сумму и дату оплаты. Зафиксируйте исходную ситуацию, ожидаемый результат и одно действие, которое можно проверить.

• Добавьте менеджера и контакт для сверки.
• Присвойте каждой строке статус.
• Не ведите долги только в личных заметках.

Сохраните источник, дату и владельца действия рядом с выводом. Это позволит перепроверить решение без устных пояснений.

Рабочий порядок. Начните с пункта «храните контрагента, документ, сумму и дату оплаты», затем проверьте условие «добавьте менеджера и контакт для сверки» и сохраните подтверждение. После этого переходите к действию «присвойте каждой строке статус». Так логику сможет восстановить другой сотрудник.

Мини-тест. Возьмите один реальный и один пограничный пример. Отдельно проверьте ограничение «не ведите долги только в личных заметках». Запишите входные данные, решение, владельца и срок результата.

Результат этапа. После раздела «создайте реестр» должна остаться короткая запись: факт, выбранный вариант, ответственный и дата следующей проверки. Без неё изменение результата нельзя объяснить.

Связанный вопрос раскрыт в материале про деловую переписку. Используйте его для следующего этапа, не смешивая разные задачи.

Проверьте документы

Подтвердите договор, поставку и приёмку. Зафиксируйте исходную ситуацию, ожидаемый результат и одно действие, которое можно проверить.

• Исправьте расхождения до наступления срока.
• Сохраните переписку и первичные документы.
• Не требуйте оплату по спорной сумме без сверки.

Оцените последствия ошибки в обе стороны: лишнее действие и пропущенный случай часто имеют разную цену.

Рабочий порядок. Начните с пункта «подтвердите договор, поставку и приёмку», затем проверьте условие «исправьте расхождения до наступления срока» и сохраните подтверждение. После этого переходите к действию «сохраните переписку и первичные документы». Так логику сможет восстановить другой сотрудник.

Мини-тест. Возьмите один реальный и один пограничный пример. Отдельно проверьте ограничение «не требуйте оплату по спорной сумме без сверки». Запишите входные данные, решение, владельца и срок результата.

Результат этапа. После раздела «проверьте документы» должна остаться короткая запись: факт, выбранный вариант, ответственный и дата следующей проверки. Без неё изменение результата нельзя объяснить.

Связанный вопрос раскрыт в материале про ответ на претензию. Используйте его для следующего этапа, не смешивая разные задачи.

Разделите по срокам

Соберите интервалы до срока, 1–30, 31–60 и старше. Зафиксируйте исходную ситуацию, ожидаемый результат и одно действие, которое можно проверить.

• Считайте долю просрочки в общей дебиторке.
• Выделите крупные и рискованные долги.
• Не оценивайте портфель одной средней цифрой.

Передайте инструкцию сотруднику, который не участвовал в её создании, и перенесите недостающие пояснения в документ.

Рабочий порядок. Начните с пункта «соберите интервалы до срока, 1–30, 31–60 и старше», затем проверьте условие «считайте долю просрочки в общей дебиторке» и сохраните подтверждение. После этого переходите к действию «выделите крупные и рискованные долги». Так логику сможет восстановить другой сотрудник.

Мини-тест. Возьмите один реальный и один пограничный пример. Отдельно проверьте ограничение «не оценивайте портфель одной средней цифрой». Запишите входные данные, решение, владельца и срок результата.

Результат этапа. После раздела «разделите по срокам» должна остаться короткая запись: факт, выбранный вариант, ответственный и дата следующей проверки. Без неё изменение результата нельзя объяснить.

Связанный вопрос раскрыт в материале про CRM малого бизнеса. Используйте его для следующего этапа, не смешивая разные задачи.

Настройте условия до продажи

Проверяйте контрагента и историю оплаты. Зафиксируйте исходную ситуацию, ожидаемый результат и одно действие, которое можно проверить.

• Устанавливайте аванс, лимит и срок.
• Закрепляйте последствия просрочки в договоре.
• Не давайте одинаковую отсрочку всем.

Сравнивайте периоды только при одинаковых условиях, отдельно отмечая сезонность, цену и изменение источников данных.

Рабочий порядок. Начните с пункта «проверяйте контрагента и историю оплаты», затем проверьте условие «устанавливайте аванс, лимит и срок» и сохраните подтверждение. После этого переходите к действию «закрепляйте последствия просрочки в договоре». Так логику сможет восстановить другой сотрудник.

Мини-тест. Возьмите один реальный и один пограничный пример. Отдельно проверьте ограничение «не давайте одинаковую отсрочку всем». Запишите входные данные, решение, владельца и срок результата.

Результат этапа. После раздела «настройте условия до продажи» должна остаться короткая запись: факт, выбранный вариант, ответственный и дата следующей проверки. Без неё изменение результата нельзя объяснить.

Связанный вопрос раскрыт в материале про финансовую модель. Используйте его для следующего этапа, не смешивая разные задачи.

Напоминайте до срока

Отправляйте счёт и реквизиты заранее. Зафиксируйте исходную ситуацию, ожидаемый результат и одно действие, которое можно проверить.

• Подтверждайте, что документ принят в оплату.
• Уточняйте ответственного у клиента.
• Не начинайте общение сразу с угрозы.

Проверьте правило на обычном и пограничном случае. Если два сотрудника получают разные выводы, уточните определение до запуска.

Рабочий порядок. Начните с пункта «отправляйте счёт и реквизиты заранее», затем проверьте условие «подтверждайте, что документ принят в оплату» и сохраните подтверждение. После этого переходите к действию «уточняйте ответственного у клиента». Так логику сможет восстановить другой сотрудник.

Мини-тест. Возьмите один реальный и один пограничный пример. Отдельно проверьте ограничение «не начинайте общение сразу с угрозы». Запишите входные данные, решение, владельца и срок результата.

Результат этапа. После раздела «напоминайте до срока» должна остаться короткая запись: факт, выбранный вариант, ответственный и дата следующей проверки. Без неё изменение результата нельзя объяснить.

Работайте с просрочкой

Свяжитесь в первый рабочий период после срока. Зафиксируйте исходную ситуацию, ожидаемый результат и одно действие, которое можно проверить.

• Зафиксируйте причину и новую конкретную дату.
• Остановите рост риска по правилам компании.
• Не принимайте бесконечное скоро оплатим.

Сохраните источник, дату и владельца действия рядом с выводом. Это позволит перепроверить решение без устных пояснений.

Рабочий порядок. Начните с пункта «свяжитесь в первый рабочий период после срока», затем проверьте условие «зафиксируйте причину и новую конкретную дату» и сохраните подтверждение. После этого переходите к действию «остановите рост риска по правилам компании». Так логику сможет восстановить другой сотрудник.

Мини-тест. Возьмите один реальный и один пограничный пример. Отдельно проверьте ограничение «не принимайте бесконечное скоро оплатим». Запишите входные данные, решение, владельца и срок результата.

Результат этапа. После раздела «работайте с просрочкой» должна остаться короткая запись: факт, выбранный вариант, ответственный и дата следующей проверки. Без неё изменение результата нельзя объяснить.

Согласуйте график

Оформите сумму, даты и последствия нарушения. Зафиксируйте исходную ситуацию, ожидаемый результат и одно действие, которое можно проверить.

• Проверьте реалистичность частичных платежей.
• Контролируйте каждый этап отдельно.
• Не заменяйте договорённость устным обещанием.

Оцените последствия ошибки в обе стороны: лишнее действие и пропущенный случай часто имеют разную цену.

Рабочий порядок. Начните с пункта «оформите сумму, даты и последствия нарушения», затем проверьте условие «проверьте реалистичность частичных платежей» и сохраните подтверждение. После этого переходите к действию «контролируйте каждый этап отдельно». Так логику сможет восстановить другой сотрудник.

Мини-тест. Возьмите один реальный и один пограничный пример. Отдельно проверьте ограничение «не заменяйте договорённость устным обещанием». Запишите входные данные, решение, владельца и срок результата.

Результат этапа. После раздела «согласуйте график» должна остаться короткая запись: факт, выбранный вариант, ответственный и дата следующей проверки. Без неё изменение результата нельзя объяснить.

Передайте спор вовремя

Определите порог для юриста или взыскания. Зафиксируйте исходную ситуацию, ожидаемый результат и одно действие, которое можно проверить.

• Соберите документы единым комплектом.
• Учитывайте срок исковой давности с профессионалом.
• Не давайте юридических обещаний без проверки.

Передайте инструкцию сотруднику, который не участвовал в её создании, и перенесите недостающие пояснения в документ.

Рабочий порядок. Начните с пункта «определите порог для юриста или взыскания», затем проверьте условие «соберите документы единым комплектом» и сохраните подтверждение. После этого переходите к действию «учитывайте срок исковой давности с профессионалом». Так логику сможет восстановить другой сотрудник.

Мини-тест. Возьмите один реальный и один пограничный пример. Отдельно проверьте ограничение «не давайте юридических обещаний без проверки». Запишите входные данные, решение, владельца и срок результата.

Результат этапа. После раздела «передайте спор вовремя» должна остаться короткая запись: факт, выбранный вариант, ответственный и дата следующей проверки. Без неё изменение результата нельзя объяснить.

Измеряйте управление

Считайте DSO, просрочку и возврат денег. Зафиксируйте исходную ситуацию, ожидаемый результат и одно действие, которое можно проверить.

• Разбирайте причины по клиентам и менеджерам.
• Меняйте лимиты на основе истории.
• Не стимулируйте продажи без учёта оплаты.

Сравнивайте периоды только при одинаковых условиях, отдельно отмечая сезонность, цену и изменение источников данных.

Рабочий порядок. Начните с пункта «считайте dso, просрочку и возврат денег», затем проверьте условие «разбирайте причины по клиентам и менеджерам» и сохраните подтверждение. После этого переходите к действию «меняйте лимиты на основе истории». Так логику сможет восстановить другой сотрудник.

Мини-тест. Возьмите один реальный и один пограничный пример. Отдельно проверьте ограничение «не стимулируйте продажи без учёта оплаты». Запишите входные данные, решение, владельца и срок результата.

Результат этапа. После раздела «измеряйте управление» должна остаться короткая запись: факт, выбранный вариант, ответственный и дата следующей проверки. Без неё изменение результата нельзя объяснить.

Итоговый чек-лист